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Comment optimiser son budget de voyage d’affaires ?

Comment optimiser son budget de voyage d’affaires ?
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Un nombre croissant d’entreprises mandatent des missionnaires pour renforcer leur notoriété. Il s’agit d’un important poste de dépenses, c’est la raison pour laquelle l’optimisation du budget s’impose comme une nécessité absolue.

Les notions à maîtriser pour optimiser le budget des voyages d’affaires d’une entreprise

Il est très important de se fixer des règles en matière de voyages d’affaires. L’aide d’un expert est efficace pour l’optimisation du budget, mais pour les employeurs qui choisissent de s’appuyer sur leur faculté à gérer les dépenses, la formation d’une équipe dédiée comprenant un chef de projet ou un responsable des achats permet de s’en passer. L’objectif de la mise en place d’une telle équipe est d’établir avec précision le seuil de dépenses autorisé. Les moyens de transport privilégiés, les modes d’hébergement standards et les durées des déplacements devraient en ressortir.

Le choix d’une bonne agence de voyage spécialisée est garant de la réussite d’un déplacement professionnel. Internet facilite considérablement les réservations directes auprès des compagnies de transport, mais ce procédé est de moins en moins conseillé aux entreprises. En effet, les agences proposent des tarifs plus avantageux, et le recours à leurs services permet de gagner beaucoup de temps. Il est conseillé de traiter avec une seule agence pour établir une relation de confiance et pour bénéficier des avantages liés à la fidélité.

Concernant l’hébergement, optimiser son budget de voyage d’affaires revient à faire le tour des grandes chaînes d’hôtel, mais également de penser aux modes d’hébergement alternatifs comme la location d’appartement entre particuliers qui est idéale pour les moyens-séjours. La sécurité, la souplesse de l’offre et la proximité des lieux de rendez-vous sont des éléments à ne pas négliger.

Les PME face aux dépenses liées aux voyages d’affaires

Les PME font face à une situation inédite entre leur ambition de développement et l’obligation de faire des économies. Ces entreprises ayant des effectifs, des organisations, des cultures et des typologies de voyages d’affaires différents, l’optimisation du budget est donc nécessaire. Les plus actives d’entre elles consacrent entre 300 000 et 3 millions d’euros annuels aux déplacements professionnels, ce qui représente une part conséquente de leur trésorerie.

L’avènement du voyage low cost a fait des vagues dans le monde du voyage d’affaires pour les PME qui sont 40% à choisir ce mode de transport. Les compagnies classiques essaient de leur côté de tirer leur épingle du jeu en offrant divers programmes de fidélisation. Optimiser son budget de voyages d’affaires, c’est aussi jouer sur la concurrence, et c’est valable pour tous les aspects des déplacements professionnels comme la location de voiture.

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