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Informatique

Pourquoi opter pour la gestion électronique des documents de votre entreprise ?

L’informatique et le numérique ont bouleversé la vie des entreprises. La gestion documentaire fait partie des domaines qui ont profité des avancées de ces deux technologies. La GED s’avère en effet avantageuse sur bien des aspects. Voici quelques raisons qui vous encourageront à adopter une solution de gestion électronique des documents adaptée aux besoins de votre entreprise.

Pour optimiser les coûts

La dématérialisation des documents utilisés par l’entreprise dans le cadre de ses activités lui permet d’économiser à la fois du temps et de l’argent. Du temps parce que le cycle de traitement des documents et des informations qu’ils contiennent sont réduits de manière notable (plus de 45 %). À noter que la GED permet également à vos collaborateurs de se concentrer sur des tâches plus productives.

Et de l’argent parce que la logistique classique relative à la gestion documentaire comme la production, la diffusion et l’archivage des documents exige divers investissements plus ou moins importants : achat d’imprimante, de papier, d’encre ou encore aménagement d’infrastructures pour les archives, envois postaux ou par coursier des documents, etc.

Pour une diffusion uniforme et sécurisée des informations

Que ce soit pour la communication externe ou interne, la GED représente une solution efficace pour la diffusion de documents et d’informations. Les clients peuvent par exemple télécharger ou remplir en ligne et renvoyer les formulaires divers par mail. Et un système d’accès personnalisé aux informations permettra aux collaborateurs de disposer rapidement et d’utiliser ou de modifier les documents dont ils ont besoin.

La gestion dématérialisée des documents de l’entreprise permet également de minimiser, voire d’éliminer, les risques d’égarement ou de dégradation des documents papier notamment. Les versions numérisées restent accessibles en ligne ou dans les serveurs de l’entreprise. Toute intervention ou modification sur chacun des fichiers utilisés en interne est par ailleurs retraçable, ce qui permet d’éviter l’utilisation par des personnes mal intentionnées.

Pour faire un geste écologique

Compte tenu des enjeux écologiques relatifs aux activités des entreprises, la GED constitue une solution à privilégier. La gestion électronique des documents permet de participer à la protection de l’environnement. Tous les documents étant numérisés, le papier est devenu obsolète. Opter pour la GED représente ainsi un geste en faveur de la lutte contre la déforestation. Par ailleurs, l’empreinte carbone de la société est également diminuée avec la réduction de l’utilisation d’encre.

Enfin, la contribution de l’entreprise aux émissions de gaz à effet de serre est limitée si elle opte pour l’échange électronique des documents avec ses différents interlocuteurs au lieu de la livraison par coursier ou de l’envoi par courrier postal.

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